Politique de confidentialité

La société ROTATE (ci-après « ROTATE », la « Société » ou « nous ») attache une importance particulière à la protection des données à caractère personnel de ses clients, prospects et utilisateurs de son site internet. La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (le « RGPD ») et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (la « Loi Informatique et Libertés »), de la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées lorsque vous utilisez notre site internet https://www.rotatejets.com/ et/ou lorsque vous concluez avec ROTATE un contrat de courtage en affrètement aérien.

Cette Politique est susceptible d'être modifiée ou complétée à tout moment, notamment pour se conformer à toute évolution législative, réglementaire ou jurisprudentielle, ainsi qu'aux recommandations et décisions de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (la « CNIL »). Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Article 1 - Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente Politique est la société ROTATE, société par actions simplifiée, au capital de 10.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 109 567 073, dont le siège social est situé place des Grands Hommes 33000 BORDEAUX (ci-après le « Responsable de traitement »).

ROTATE n'étant pas tenue de désigner un délégué à la protection des données (DPO) au sens de l'article 37 du RGPD, toute question relative à la présente Politique ou à l'exercice de vos droits peut être adressée au contact interne suivant : contact@rotatejets.com ou par voie postale à l'adresse du siège social ci-avant indiquée.

Article 2 - Données collectées et finalités du traitement

ROTATE collecte et traite des données à caractère personnel selon plusieurs canaux distincts, dont l'étendue diffère selon la nature de la relation entretenue avec la personne concernée.

2.1 Prise de contact (formulaire du site internet, réseaux sociaux, mail, téléphone)

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact disponible sur notre site internet, ou lorsque vous nous contactez directement par téléphone, par courrier électronique ou via nos comptes sur les réseaux sociaux nous collectons les données suivantes :

Nom ;
Prénom ;
Adresse électronique (mail) ;
Numéro de téléphone (à titre facultatif).

Ces données sont collectées aux fins de traiter votre demande de renseignements ou de mise en relation, de vous répondre et, le cas échéant, d'engager une relation précontractuelle en vue de la fourniture de nos services de courtage en affrètement aérien.

2.2 Conclusion et exécution du contrat de courtage

Lorsque vous concluez avec ROTATE un contrat de courtage en affrètement aérien, nous collectons des données plus étendues, nécessaires à la formation et à l'exécution du contrat ainsi qu'à la mise en relation avec l'opérateur aérien retenu pour la réalisation du vol (l'« Opérateur ») :

Nom et prénom ;
Adresse postale ;
Adresse électronique (mail) ;
Numéro de téléphone ;
Copie du passeport (ou de tout document d'identité équivalent), incluant l'ensemble des informations y figurant, telles que le nom, le ou les prénoms, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le numéro et le type de document, l'autorité de délivrance, les dates de délivrance et d'expiration ainsi que, le cas échéant, la photographie du passager.

Ces données sont indispensables à l'identification des passagers auprès de l'Opérateur retenu, aux formalités de sûreté et d'accès aéroportuaire, ainsi qu'aux éventuelles formalités douanières et migratoires applicables au vol concerné. À défaut de communication de ces données, ROTATE ne sera pas en mesure d'exécuter le contrat de courtage.

2.3 Prospection commerciale

Lorsque vous êtes Client ou que vous nous avez communiqué vos coordonnées à l'occasion d'une demande de renseignements, ROTATE peut être amenée à vous adresser des sollicitations commerciales relatives à ses services de courtage en affrètement aérien, par voie électronique ou téléphonique.

Par voie électronique (email, SMS) :

Si vous êtes déjà Client, ces sollicitations, portant sur des produits ou services analogues à ceux dont vous avez bénéficié, peuvent vous être adressées sans consentement préalable, sur le fondement de l'intérêt légitime de ROTATE. Vous pouvez à tout moment vous y opposer, gratuitement et simplement, via le lien de désinscription figurant dans chaque communication.
Si vous n'êtes pas ou plus Client, ces sollicitations ne vous sont adressées qu'avec votre consentement préalable et exprès, recueilli par un acte positif clair et non pré-coché, que vous pouvez retirer à tout moment.

Lorsque vous êtes sollicité en tant que professionnel, pour un objet en rapport avec votre activité, une prospection adressée à une adresse électronique générique d'une personne morale (contact@, info@) peut être effectuée sans consentement préalable, cette adresse ne visant pas une personne physique déterminée ; une prospection adressée à une adresse électronique professionnelle nominative peut l'être sur le seul fondement de l'intérêt légitime de ROTATE, moyennant une information claire et une possibilité simple de s'y opposer.

Par voie téléphonique : ROTATE ne vous démarche par téléphone qu'avec votre consentement préalable, libre, spécifique, éclairé et révocable, sauf lorsque la sollicitation intervient dans le cadre de l'exécution d'un contrat en cours et se rapporte à son objet ou lorsque la personne sollicitée agit, pour cette sollicitation, dans le cadre de son activité professionnelle et n'a donc pas la qualité de consommateur au sens du Code de la consommation.

Article 3 - Bases légales du traitement

Les traitements décrits à l'Article 2 reposent, selon le cas, sur les bases légales suivantes :

L'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD), pour la collecte et le traitement des données nécessaires à la formation, à la gestion et à l'exécution du contrat de courtage en affrètement aérien, ainsi que du contrat de transport conclu avec l'Opérateur ;
Les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD), pour le traitement des données collectées via le formulaire de contact du site internet, mail, appel téléphonique ou via les réseaux sociaux ;
Le consentement (article 6.1.a du RGPD), pour tout traitement reposant sur celui-ci, notamment, le cas échéant, en matière de prospection commerciale par voie électronique adressée aux personnes non-clientes et, pour toute prospection commerciale par voie téléphonique, sauf exception légale ; ce consentement pouvant être retiré à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait ;
L'intérêt légitime de ROTATE (article 6.1.f du RGPD), notamment pour assurer la sécurité de son site internet, prévenir la fraude, gérer les éventuelles réclamations et contentieux, ainsi que pour adresser à ses Clients existants des sollicitations commerciales par voie électronique portant sur des produits ou services analogues, ou enfin pour adresser des sollicitations commerciales à des professionnels sur une adresse générique ou nominative ;
Le respect d'obligations légales (article 6.1.c du RGPD), notamment en matière comptable, fiscale et de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, ainsi que, le cas échéant, en matière de sûreté et de formalités douanières et migratoires imposées par les autorités aéroportuaires ou les opérateurs.

Article 4 - Destinataires des données

Les données à caractère personnel collectées par ROTATE sont communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire à chacune des finalités décrites à l'Article 2, aux destinataires suivants :

Le personnel habilité de ROTATE, dans la limite de leurs attributions respectives ;
L'opérateur aérien retenu pour la réalisation du vol, auquel les données d'identification des passagers, y compris la copie du passeport, sont nécessairement communiquées aux fins d'identification, de sûreté et, le cas échéant, de formalités douanières et migratoires ;
Les gestionnaires d'aéroports et les autorités aéroportuaires, de sûreté, douanières et migratoires compétentes, lorsque la communication des données leur est légalement ou contractuellement imposée ;
Les prestataires de paiement en ligne pour le traitement des paiements ;
Les prestataires techniques de ROTATE (hébergement du site internet, messagerie électronique, outils de gestion), agissant en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre de contrats encadrant leurs obligations en matière de protection des données ;
Les autorités administratives ou judiciaires, lorsque la communication des données est requise par une disposition légale ou réglementaire ou par une décision de justice.

Conformément à sa politique de sécurisation des échanges de données personnelles ROTATE veille à ce que la transmission de documents sensibles tels que la copie du passeport soit effectuée par des moyens appropriés (canaux sécurisés, limitation des pièces jointes non protégées lorsque cela est possible).

Article 5 - Transferts de données hors de l'Union européenne

Dans le cadre de son activité de courtage en affrètement aérien à dimension internationale, ROTATE est susceptible de faire appel à des Opérateurs établis hors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen (l'« UE/EEE »), ce qui implique un transfert des données à caractère personnel des passagers, y compris de la copie de leur passeport, vers un pays tiers.

Ce transfert constitue notamment une caractéristique inhérente et nécessaire de la prestation sollicitée par le Client : dès lors que celui-ci demande un vol à destination, en provenance ou via un pays tiers, ROTATE sera conduite, pour la conclusion et l'exécution du contrat de transport, à transmettre les données du ou des passagers à l'Opérateur retenu pour la réalisation de ce vol.

Conformément aux articles 44 et suivants du RGPD, un tel transfert n'est réalisé que dans l'une des conditions suivantes :

Le pays destinataire fait l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne constatant qu'il assure un niveau de protection adéquat ;
En l'absence de décision d'adéquation, le transfert est encadré par des garanties appropriées au sens de l'article 46 du RGPD, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, des règles d'entreprise contraignantes, ou tout autre mécanisme prévu par l'article 46 du RGPD ;
Ce n'est que lorsque ni une décision d'adéquation ni des garanties appropriées ne peuvent raisonnablement être mobilisées que le transfert peut, à titre dérogatoire, reposer sur l'une des conditions de l'article 49 du RGPD, notamment : la conclusion ou l'exécution du contrat de transport conclu dans l'intérêt du passager ;
En tout état de cause, le consentement explicite et éclairé du passager, recueilli spécifiquement pour ce transfert, après l'avoir informé de l'identité de l'Opérateur, du pays concerné et des risques inhérents à l'absence de protection équivalente à celle de l'Union européenne, peut également justifier un tel transfert, conformément à l'article 49 du RGPD.

Lorsque le transfert repose sur des clauses contractuelles types, le Client ou le passager peut demander à ROTATE la communication d'une copie de ces clauses telles qu'effectivement conclues avec l'Opérateur concerné, annexes complétées et signées incluses. Dans la mesure nécessaire à la protection du secret des affaires ou d'autres informations confidentielles, certains éléments de cette copie peuvent être occultés. ROTATE en justifie alors les motifs auprès du passager et lui fournit un résumé compréhensible lui permettant d'en comprendre le contenu et d'exercer utilement ses droits.

Article 6 - Durée de conservation des données

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant les durées suivantes :

Données collectées lors d'une prise de contact ou dans le cadre d'actions de prospection : conservées pendant trois (3) ans à compter du dernier contact, en l'absence de conclusion d'un contrat de courtage ;
Données collectées dans le cadre du contrat de courtage (nom, prénom, adresse, mail, téléphone) : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant cinq (5) ans à compter de la fin de cette relation, délai correspondant à la prescription civile de droit commun (article 2224 du Code civil) ;
Copie du passeport et informations d'identité associées : conservées pendant une durée limitée à six (6) mois après la réalisation du vol concerné, sauf obligation légale, réglementaire ou contentieuse justifiant une conservation plus longue, cette durée réduite étant justifiée par la sensibilité particulière de ce document ;
Données à caractère comptable ou fiscal (factures notamment) : conservées pendant dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné, conformément à l'article L. 123-22 du Code de commerce.

À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale contraire ou nécessité de leur conservation pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Article 7 - Sécurité des données

ROTATE met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données traitées et des risques présentés par le traitement, afin de garantir un niveau de sécurité adapté et de prévenir toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé aux données à caractère personnel, conformément à l'article 32 du RGPD.

Ces mesures incluent notamment, sans que cette liste soit exhaustive, la limitation des accès aux données aux seules personnes habilitées, la sécurisation des échanges de documents sensibles tels que la copie du passeport, et la sensibilisation du personnel de ROTATE aux exigences de protection des données. En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, ROTATE en informera la CNIL dans les meilleurs délais et, si nécessaire, au plus tard soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD, ainsi que les personnes concernées lorsque ce risque est élevé, conformément à l'article 34 du RGPD.

Article 8 - Cookies et traceurs

Le site internet de ROTATE ne dépose que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (par exemple des cookies techniques de navigation ou de sécurité), lesquels sont dispensés de consentement préalable en application de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés et des lignes directrices de la CNIL relatives aux cookies et autres traceurs. Aucun bandeau de recueil du consentement n'est en conséquence requis.

Article 9 - Vos droits

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont ou non traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie ;
Droit de rectification : obtenir la correction de données inexactes ou incomplètes ;
Droit à l'effacement : obtenir la suppression de vos données, dans les cas prévus par le RGPD ;
Droit à la limitation du traitement ;
Droit à la portabilité des données, lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur l'exécution d'un contrat et est effectué à l'aide de procédés automatisés ;
Droit d'opposition, pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime de ROTATE, ainsi que pour tout traitement à des fins de prospection ;
Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits en adressant votre demande, accompagnée d'un justificatif d'identité, au contact interne mentionné à l'Article 1 de la présente Politique (erwann@rotatejets.com).

ROTATE s'engage à répondre à votre demande dans un délai d'un (1) mois à compter de sa réception, ce délai pouvant être prolongé de deux (2) mois supplémentaires compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, conformément à l'article 12 du RGPD.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 Place de Fontenoy 75334 Paris Cedex 07 ; www.cnil.fr).

Article 10 - Modification de la politique de confidentialité

ROTATE se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour la présente Politique à tout moment, notamment afin de se conformer à toute évolution législative, réglementaire ou jurisprudentielle, ou aux recommandations de la CNIL. Toute modification sera publiée sur le site internet de ROTATE avec mention de sa date de mise à jour. Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente Politique afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.